À medida que um site cresce, mais criadores de conteúdo são necessários. Com isso, há mais iterações de edição em peças de conteúdo. Isso leva a maiores complicações no trabalho colaborativo ou sincronizado. Agora, embora ainda existam ferramentas eficientes como o Google Docs e verificadores gramaticais para isso, publicar o conteúdo em sites continua sendo super-tributado.
Nas próximas seções, explicamos o que é a edição colaborativa, o que a torna útil para você, casos de uso relacionados, desafios para editores que usam o WordPress e como se sair bem com a edição colaborativa do WordPress. Se você precisa publicar muito conteúdo para o seu site WordPress, este artigo com certeza será muito útil para você.
O que é edição colaborativa?
Em termos de colaboração relacionada ao conteúdo, como no nosso caso, pode ser considerado como um ato de vários indivíduos se esforçando para tornar um único artigo (ou o trabalho a ser publicado) impecável.
Vamos simplificar com exemplos. Você usa o Google Docs ou o Google Sheets ?
Ao contrário de um documento ou planilha do Word offline, várias pessoas podem ter acesso ao mesmo documento. Eles podem ver, editar, comentar e baixar documentos de acordo com seus direitos de privilégio.
Se uma pessoa for editora ou proprietária de um documento, ela terá privilégios totais relacionados à edição, exclusão, comentários, download, renomeação e assim por diante. Com o nível de acesso, a lista de privilégios diminui para os indivíduos.
Parece uma maneira fácil de permitir que várias pessoas trabalhem no mesmo documento. Não é?
Se não, veja a forma convencional de edição colaborativa.
Digamos que você criou um documento do Microsoft Word. Agora, para receber sugestões de sua equipe editorial, você primeiro enviará por e-mail uma cópia do documento para cada um dos editores envolvidos. Todos eles compartilharão com você cópias separadas do mesmo documento com comentários, alterações e acréscimos. Combinar suas alterações, resolver comentários e editar o documento exigirá um grande esforço.
Depois disso, você terá que reenviar sua cópia editada para o mesmo processo. Quanto mais iterações, mais tempo e esforço serão investidos na edição colaborativa convencional.
Definitivamente, não é tão conveniente quanto o caso anterior, ou seja, edição colaborativa por meio de recursos compartilhados.
Observação: como a maioria dos editores agora usa documentos compartilhados para colaboração, falaremos sobre a edição colaborativa online neste artigo daqui em diante.
Casos de uso de colaboração
A colaboração online relacionada a documentos é benéfica tanto para pequenas quanto para grandes organizações. Pode ser utilizado em vários cenários, tais como:
Discussão e revisões editoriais
A maioria das equipes de criação de conteúdo tem vários níveis de configurações editoriais. Isso significa que uma ou mais pessoas criarão o conteúdo, que será editado, discutido, retificado, verificado e publicado por outro grupo de pessoas.
Documentos off-line não atendem ao propósito, mas aumentam as dificuldades para as pessoas envolvidas neste caso. A edição colaborativa, por outro lado, é uma salvadora.
As equipes podem usar ferramentas de colaboração online confiáveis para trabalhar em sincronização. E assim como os e-mails são trocados quando há progresso no trabalho editorial, as pessoas podem usar as menções para enviar notificações pelo app da ferramenta ou por e-mail. Isso significa que você não informará manualmente as outras pessoas sobre o progresso feito. Assim, o processo também reduz a necessidade de comunicar em grande medida.
Edição frequente e simultânea
Não apenas auditorias de conteúdo, mas documentos que exigem edição frequente por um ou vários indivíduos acharão a edição colaborativa uma grande coisa para eles. Seja 2 ou 10 pessoas, todos poderão ver e editar em tempo real.
A edição colaborativa de planilhas do Excel é a principal ajuda para muitos gerentes de conteúdo e profissionais de marketing que lidam com vários escritores/recursos.
Controle de versão ou rastreamento de alterações por meio de vários dispositivos
Não é apenas que a edição colaborativa não pode ser (ou não é) usada por indivíduos. Na verdade, existem muitas pessoas que usam o compartilhamento colaborativo para acompanhar bem seu trabalho. Afinal, as ferramentas de colaboração são ótimas no controle de versão.
Ao utilizar a prática de edição colaborativa, pode-se disponibilizar seus trabalhos/documentos para vários dispositivos em tempo real. Dessa forma, a mobilidade e a segurança não serão sua preocupação, e as chances de perda/roubo de dados devido a danos físicos ao dispositivo também aumentarão bastante.
Benefícios da edição colaborativa
Agora que você sabe onde pode usar a edição colaborativa, vamos discutir quais são suas vantagens para equipes e indivíduos.
Compartilhamento e colaboração em tempo real
Ao contrário dos documentos offline que são compartilhados quando você opta, a edição colaborativa permite fazer alterações e compartilhar comentários disponíveis para todas as pessoas autorizadas. Assim, os membros da equipe podem lidar com os problemas mais rapidamente e ter uma discussão mais proveitosa sobre partes do seu conteúdo.
Segurança de dados
A maioria das ferramentas de colaboração requer autorização para visualizar ou editar o conteúdo. Isso mantém seus dados e colaboração seguros. Por exemplo: o Google Docs exige o login do Google / Gmail, para fazer alterações ou colaborar, desde que você tenha definido bem os privilégios de edição.
Responsabilidade
As ferramentas de edição colaborativa acompanham as alterações feitas por cada pessoa, garantindo a responsabilidade de cada um de seus colaboradores. Isso o ajudará mais tarde a discutir os pontos relevantes com a pessoa em questão sem se confundir.
Tempo e esforço economizados na edição e comunicação
Trocar palavras sobre o conteúdo sem usar o recurso de edição colaborativa pode ser uma tarefa assustadora. O mesmo vale para a colaboração no documento, como já explicamos no artigo ao definir o termo ‘edição colaborativa’.
Com a colaboração online sendo utilizada, o tempo e o esforço investidos no processo podem ser significativamente reduzidos.
Disponibilidade de seus dados em qualquer lugar e a qualquer momento
A disponibilidade de seus dados em vários dispositivos pode ser garantida sem comprometer a segurança de dados quando sua equipe ou você sozinho utilizar soluções de compartilhamento e criação de documentos online para o trabalho. Você pode apenas fazer login na conta relacionada e começar a trabalhar de qualquer lugar.
Colaboração bem controlada
Pode-se gerenciar os direitos de acesso de seus documentos com bastante facilidade por meio de ferramentas de colaboração online. Você pode decidir quem poderá visualizar, editar ou excluir o conteúdo de seus arquivos compartilhados. Comentários, menções, compartilhamento de links e notificações por e-mail também podem ser bem tratados por meio dele.
Desafios de edição colaborativa no WordPress Gutenberg
Qual é o seu propósito para criar conteúdo?
Se for para o WordPress, você já deve ter enfrentado vários problemas com o editor Gutenberg eficiente . Mesmo depois de usar várias ferramentas de colaboração e comunicação, às vezes as coisas podem parecer cansativas.
Em geral, ao pensar em trabalhar em colaboração, as pessoas se preocupam com o seguinte:
Problemas de segurança e colaboração devido ao compartilhamento de link
Se você não tiver o recurso de colaboração ativado diretamente para seus documentos, deverá usar uma ferramenta online para colaboração em seu processo editorial. O conteúdo deve então ir para o seu Editor WordPress, ou seja, Gutenberg.
Neste caso, antes de prosseguirmos, responda:
Sempre que um documento deve ser compartilhado com várias pessoas e você não tem certeza sobre o ID de e-mail / conta de usuário de todas elas, o que você faz?
Crie um link para compartilhar o documento com direitos somente visualização ou edição, não é?
Bem, talvez você possa ver as edições feitas e os usuários associados, mas não pode negar o fato de que o compartilhamento de links às vezes pode trazer pessoas não autorizadas e evitáveis em seus documentos, dando-lhes mais direitos de acesso do que deveriam. Certamente, é uma ameaça à segurança do seu conteúdo.
Processo complicado de colaboração
Agora que você está ciente da ameaça à segurança do conteúdo do seu site, você pode treinar sua equipe para evitar esse problema. No entanto, há outro problema maior que não pode ser evitado, mas deve ser abordado de forma diferente.
É o processo editorial complexo para os editores ou para os criadores de conteúdo.
Imagine que você escreveu um artigo para o site da sua organização em Gutenberg e deve ser revisado por sua equipe. Como você vai compartilhá-lo?
Ou você compartilhará o link do documento em seu painel do WordPress para outros usuários ou compartilhará o conteúdo separadamente no documento, copiando-o da página criada.
A partir daí, o conteúdo passará por um processo editorial, ou seja, várias iterações e sessões de comentários, antes de finalmente poder ser publicado.
Outra maneira é criar um documento compartilhável com recursos de colaboração e seguir o mesmo procedimento editorial indicado acima.
Após a auditoria final, você terá que adicionar novamente todo o conteúdo ao Editor Gutenberg, otimizá-lo pelo mecanismo de pesquisa, adicionar imagens, inserir legendas, anexar meta-descrições e fazer todas as coisas relacionadas antes de publicá-lo finalmente.
Sabemos que é um processo longo e repetido, mas também uma compulsão. Mas e se dissermos que há uma saída?
Sim, é absolutamente verdade.
Para simplificar sua vida editorial e colaborar bem para o processo de criação de conteúdo do WordPress, leia atentamente a próxima seção.
Aproveitando a colaboração no WordPress – Melhores soluções
O WordPress é um CMS eficiente e fácil de usar, sem dúvida. Mas, ao mesmo tempo, pode-se facilmente concluir que não é muito capaz de colaboração editorial e coisas relacionadas. Graças à sua natureza flexível e extensível, sempre temos a opção de ampliar suas capacidades de acordo com nossas necessidades.
Para trabalho editorial no WordPress Gutenberg, esses plugins serão úteis (mantivemos o melhor plugin do WordPress para colaboração editorial para o final, então não deixe de ler nada ):
Editor de função do usuário
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Este plugin permite controlar os recursos dos usuários do seu site WordPress. Embora não resolva diretamente o problema de colaboração completamente, certamente é útil, pois oferece aos editores uma maneira de permitir que vários usuários trabalhem na mesma página da Web / postagem de blog.
Agora, quando falamos de ‘direitos do usuário’, eles são limitados a permissões genéricas de ‘ler’, ‘gravar’, ‘excluir’ e ‘editar’, mas têm um escopo muito mais amplo. Para cada função de usuário, há mais de 300 permissões que você pode habilitar e desabilitar. E, quando necessário, você pode até ocultar ou mostrar determinadas funções de usuário.
O plug-in User Role Editor também funciona bem para ambientes de vários sites.
No entanto, o grande contra ainda permanece. Comentando ou seja, a ‘verdadeira colaboração’ não pode ser feita usando-o.
Calendário de conteúdo do esforço
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Se você estiver trabalhando com várias pessoas, um calendário editorial é essencial para manter sua equipe organizada. O Strive Content Calendar é um desses plugins que permite planejar, editar e agendar (ou reagendar) postagens em seu blog WordPress. Há um ótimo calendário para visualizar sua programação de conteúdo, bem como recursos úteis, como listas de verificação integradas, para garantir que os requisitos de importação não sejam perdidos (por exemplo, verificações ortográficas, imagens em destaque ou links internos).
Com o plug-in, sua equipe de conteúdo pode adicionar status à medida que trabalha nas postagens, e os recursos de pipeline facilitam a visualização visual de onde estão todos os rascunhos de postagem nos estágios de criação. Você pode até usar esse recurso para facilitar a colaboração, por exemplo, os redatores da equipe podem definir uma postagem para “editar” quando terminar, e seu editor pode intervir. para que sua equipe de marketing (ou um administrador) saiba que é hora de agendar a publicação da postagem.
TranslatePress
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Se o seu site estiver em vários idiomas e você quiser garantir a qualidade das traduções, a tradução humana sempre pode ser preferida. No entanto, se você fizer isso em vários documentos, isso não será uma boa ideia. Então, experimente o plugin TranslatePress .
Ele permitirá que você traduza cada seção das páginas do seu site, uma por uma. O plug-in mantém essas traduções localmente em seu servidor, garantindo que não haja comprometimento da segurança de seus dados.
Plug-in de calendário editorial
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O plug-in de calendário editorial ajuda os editores a ver todos os rascunhos e agendar tarefas relacionadas a eles. Por exemplo, você pode arrastar e soltar os rascunhos do seu site para publicação. Para cada dia no calendário, você pode adicionar uma data e uma nota para se lembrar do que precisa ser feito .
Com este plugin do WordPress, os gerentes e editores de conteúdo poderão lidar facilmente com conteúdo de vários autores. A publicação pode ser feita corretamente, adicionando uma etapa de auditoria de qualidade em seu site.
Alternativamente, você pode usar o plugin SchedulePress para esta finalidade.
Multicolaboração
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O Multicollab é um plugin excelente que permitirá habilidades semelhantes ao Google Docs no seu WordPress Gutenberg Editor. O plug-in também adiciona um centro de atividades às páginas do seu editor, para permitir que você acompanhe as atividades na página desejada de uma só vez.
Usando este plugin, você e os colaboradores autorizados podem adicionar comentários, responder comentários, mencionar outros, excluir comentários e editar comentários. É uma solução de colaboração única para editores do WordPress até a data.
Com os elementos de interface semelhantes aos documentos do Google, Multicollab será uma ajuda muito fácil de se adaptar. Seus editores, colaboradores, criadores e outras funções de usuário receberão o mesmo tipo de privilégios para edição colaborativa que os privilégios atribuídos ao WordPress para a postagem/página que está sendo editada.
Este plugin é gratuito no momento e pode-se facilmente fazer uma demonstração ao vivo do Multicollab antes de instalá-lo. E honestamente, é a melhor opção para uma verdadeira edição colaborativa com o WordPress.
O processo editorial do WordPress Gutenberg é realmente cansativo, mas essencial para auditoria e gerenciamento de qualidade de conteúdo. Para simplificar, os proprietários de sites devem procurar ferramentas colaborativas confiáveis, por exemplo, as listadas neste artigo. Escolher o auxílio de trabalho sincronizado certo reduzirá os esforços editoriais e de publicação para gerentes de conteúdo, profissionais de marketing, editores, criadores e proprietários de sites.
