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Por que e como hospedar eventos virtuais com o WordPress

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Por que e como hospedar eventos virtuais com o WordPress
Por que e como hospedar eventos virtuais com o WordPress

Com restrições globais às reuniões presenciais, os organizadores de eventos estão se esforçando para mover suas reuniões, encontros sociais e aulas online. As principais plataformas de reuniões online do Google, Microsoft e Zoom responderam com uma onda de novos recursos e reduções de preços para conquistar esses novos clientes, embora cada um tenha um foco diferente. O Google Meet aproveita o Gmail do Google, o Microsoft Teams se tornou a opção corporativa preferida, enquanto o Zoom foi adotado por praticamente todos os outros.

Mas você não precisa utilizar um serviço de terceiros – você também tem a opção de usar seu próprio site. Os plugins de calendário de eventos do WordPress começaram a responder a esse novo cenário. Primeiro, caracterizaremos alguns dos desafios únicos de mover eventos online e, em seguida, aprofundaremos em quatro boas opções que você pode usar para hospedar eventos online.

Desafios dos eventos online

Os eventos apresentam um conjunto de desafios. Mas ao planejar e gerenciar um evento online, há alguns que você deve ter em mente.

O fuso horário

Ao agendar um evento em um local físico, o horário é sempre local. O show começa às 20h em Seattle, não importa onde você esteja no mundo.

As coisas ficam mais complicadas online. Uma reunião do Zoom pode ser em Nova York, mas os participantes em Londres e Hong Kong precisam saber quando participar. Pior ainda, o organizador do seu evento pode estar na Nova Zelândia, agendando eventos em Buenos Aires para participantes na Cidade do Cabo. Todo calendário de eventos online precisa lidar com a Twilight Zone dos fusos horários.

Onde está o link?

Todas as plataformas de reuniões online funcionam gerando um link para ser enviado aos participantes da reunião. Eles clicam no link para participar. Invariavelmente nem todo mundo entende, o link precisa ser alterado de última hora ou fica enterrado no e-mail.

Os problemas de segurança do Zoom ensinaram os organizadores a ter cuidado com os links. Eles precisam ser entregues de forma segura e confiável apenas aos participantes confirmados.

Misturar e combinar

Alguns eventos são puramente online. Alguns são presenciais. Alguns são eventos híbridos onde as pessoas podem participar de uma aula pessoalmente ou se conectar online. Ainda outros eventos podem ser presenciais, mas com transmissão ao vivo online.

Um calendário de eventos precisa combinar perfeitamente esses cenários, para que os fluxos de registro correspondam ao caso de uso. Por exemplo, os participantes presenciais não devem receber um link de ingresso e os participantes online não devem receber tíquetes digitalizáveis.

Os melhores plugins de calendário de eventos online

Aqui estão quatro calendários de eventos que têm recursos direcionados para resolver esses pontos problemáticos. Exercitamos todos os recursos e verificamos que eles estão prontos para produção para sua aplicação.

EventAgent.ai

EventAgent.ai

INFORMAÇÕES E DOWNLOADVEJA A DEMONSTRAÇÃO

Recém-lançado e totalmente nativo online, o EventAgent.ai oferece a melhor experiência online geral entre os calendários gerais. Embora sua característica distintiva seja o marketing de IA orientado por dados para promoção automatizada de eventos, ele também inclui vários recursos avançados de eventos on-line e híbridos.

O calendário EventAgent.ai detecta o fuso horário do visitante e muda os eventos online para o horário local. Esses eventos estão claramente marcados em todas as visualizações. Os eventos presenciais são exibidos no fuso horário do local.

EventAgent.ai

Isso minimiza os erros de agendamento. Um nova-iorquino que visita Seattle sabe que deve aparecer para fazer ioga às 7 da manhã. Se ela ficar em casa, Pilates às 11h.

O protocolo de segurança recomendado do Zoom é implementar uma sala de espera do Zoom. Este é um lobby virtual onde o anfitrião do Zoom examina pessoalmente os participantes à medida que chegam. Isso é muito complicado para anfitriões ou prestadores de serviços que precisam de uma recepcionista adicional no saguão para verificar os participantes quando eles entram no saguão, assim como um escritório pessoal.

O EventAgent.ai oferece uma verificação robusta no momento do registro, para que isso não se torne um gargalo na porta. Um evento pode ser definido como Moderado, o que atrasa a confirmação até que o registrador aprove o participante. EventAgent.ai fornece um conjunto abrangente de ferramentas de moderação, incluindo respostas personalizadas ao formulário de inscrição e uma visualização privada do moderador da inscrição que inclui notas sobre o participante e seu registro de participação anterior, o que também é útil para verificar os pré-requisitos dos cursos.

EventAgent.ai

EventAgent.ai trata as instruções de chegada de forma diferente entre eventos presenciais e online. Os participantes presenciais recebem um e-mail com instruções de direção e instruções de chegada 24 horas antes do horário de início. On-line, os anfitriões geralmente alteram o URL de ingresso horas antes do evento e os participantes chegam ao computador 5 minutos antes e não conseguem encontrar o link. Os participantes on-line não recebem o lembrete de instruções de direção, mas o link chegará em suas caixas de e-mail 30 minutos antes do horário de início. Isso facilita muito o atendimento.

EventAgent.ai adapta a experiência de check-in ao tipo de evento. Os eventos presenciais têm ingressos digitais digitalizáveis que os participantes exibem em telefones na porta, enquanto os participantes on-line fazem check-in automaticamente quando ingressam na reunião do Zoom.

Finalmente, EventAgent.ai fornece sincronização bidirecional verdadeira com Zoom. Altere o horário de um evento e a reunião Zoom associada é atualizada automaticamente. Se o link de ingresso for alterado, o novo link será enviado automaticamente aos convidados. Se a reunião for excluída acidentalmente no Zoom, o EventAgent.ai a recuperará se o evento continuar conforme planejado.

O Calendário de Eventos

O calendário de eventos

INFORMAÇÕES E DOWNLOADVEJA A DEMONSTRAÇÃO

O Calendário de Eventos é o plug-in de eventos mais amplamente instalado e é um elemento perene nas 10 principais listas. É apoiado por um impressionante catálogo de complementos, tornando-o muito flexível. O Calendário de Eventos: Eventos Virtuais é um complemento recém-lançado para abordar eventos online. Quando instalado, ele adiciona a seção a seguir ao editor de eventos.

O Calendário de Eventos

Eventos virtuais podem se conectar a uma conta Zoom que permite criar links Zoom a partir do editor de eventos. Quando você salvar este evento, ele criará uma reunião correspondente em sua conta Zoom. A maioria das outras opções diz respeito a onde exibir o link do Zoom. Incluir o link nos e-mails de RSVP garante que apenas as pessoas registradas recebam o link.

No entanto, esta não é uma verdadeira sincronização bidirecional. A alteração do horário do evento não é refletida na reunião do Zoom, por exemplo, deixando o novo horário sem um link do Zoom em funcionamento. A exclusão da reunião do Zoom não remove o link do Zoom do evento, portanto, as pessoas receberão um link morto. Isso é pouco mais do que uma cópia e colagem convenientes do link.

O Calendário de Eventos tem um bom suporte para fusos horários. Você pode definir fusos horários por evento e exibir o fuso horário para os participantes. No entanto, eles ainda devem calcular os horários dos eventos manualmente com base em seu fuso horário local.

Calendário de eventos moderno

plugin de calendário de eventos moderno

INFORMAÇÕES E DOWNLOADVEJA A DEMONSTRAÇÃO

Modern Event Calendar é outro plugin freemium líder. Eles se concentraram em tornar seus eventos on-line fáceis de encontrar pelos mecanismos de pesquisa. O Google lançou um novo esquema para eventos online e movidos online que direcionará os visitantes para um link online. Se você depende muito de SEO para os participantes encontrarem seus eventos, esta é uma atualização valiosa.

Calendário de eventos moderno

O Calendário de Eventos Moderno também permite que os eventos sejam exibidos na hora local dos visitantes do seu site. Isso é exatamente o que os participantes online precisam ver. No entanto, esta não é a abordagem certa para eventos presenciais. Um nova-iorquino visitando Seattle apareceria no nosso show das 20h às 23h, porque esse é o horário exibido em seu calendário.

Livremente

Plugin de agendamento e agendamento de compromissos do Bookly WordPress

INFORMAÇÕES E DOWNLOADVEJA A DEMONSTRAÇÃO

Bookly é um plug-in de eventos adaptado ao caso de uso específico de indivíduos que reservam compromissos com provedores de serviços. Esse tipo de fluxo de trabalho é pouco adequado para um plug-in de calendário padrão, por isso é bom ver que esse modelo também está recebendo alguma atenção.

Todos os plug-ins que oferecem integração com o Zoom exigem conexão com um aplicativo Zoom criado no Zoom Marketplace . Dependendo do tipo de integração que o plugin requer, a criação do aplicativo fornecerá uma ou duas chaves que devem ser copiadas para as configurações do plugin. Bookly faz assim.

Livremente

Depois disso, o Bookly fornece um token para inserir o link Zoom em qualquer visualização criada personalizada. Isso permite a maior flexibilidade para privacidade. O link pode ser exibido após o visitante marcar um horário ou enviado em um e-mail de confirmação.

Quando o provedor de serviços revisa os compromissos, ele tem um botão para iniciar a sessão do Zoom em seu painel, o que torna o fluxo de trabalho perfeito.

Livremente

Infelizmente, como o Calendário de Eventos, a integração do Zoom da Bookly não é bidirecional. As edições do Zoom ou do Bookly podem resultar em reuniões interrompidas.

Bookly não suporta fusos horários. Também não alerta os visitantes quando eles estão visualizando a programação de um fuso horário diferente do provedor de serviços. Isso pode facilmente resultar em compromissos perdidos devido a erros de agendamento.

Qual é o plugin certo para mim?

Se você já investiu no ecossistema The Event Calendar, o plug-in Virtual Events é uma atualização digna. A integração do Zoom automatiza a criação de URLs de reunião e seus fusos horários flexíveis facilitam muito as coisas para participantes remotos.

Se você confia principalmente nos mecanismos de pesquisa para descoberta de eventos, o Modern Event Calendar tem a melhor integração de SEO para alertar seus participantes de que os eventos foram movidos online.

Entre os vários plug-ins que visam agendamentos de serviços de reserva, o Bookly está à frente do pacote com um fluxo de trabalho de ponta a ponta perfeito para eventos on-line em seu fuso horário local.

Se você deseja oferecer a melhor experiência aos participantes, anfitriões e registradores de eventos online e híbridos, o EventAgent.ai é o caminho a percorrer. Suas ferramentas de promoção automatizadas integradas são um bônus adicional.

Conclusão

À medida que o mundo se abre lentamente para reuniões presenciais, podemos estar em um longo período de eventos online e híbridos. Muitas organizações conquistaram novos clientes online, expandindo seu alcance para além das comunidades locais. Perder esses novos clientes à medida que eles voltam para os serviços presenciais é uma opção que muitos desejam evitar, o que exige uma estratégia online de longo prazo. Os plugins nesta revisão formam uma parte vital dessa estratégia.

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